企業が作業着を手配するときにはどんな方法が良いか

現場の研究員や作業員に対して作業着を支給する企業も多いのではないでしょうか。仕事の効率を上げるためにも従業員のモチベーションを高めるためにも役に立ちますが、どのような方法で手配するのが最も良いのでしょうか。

コストパフォーマンスが高く、作業着としての機能性や価値も考慮できる方法を選べるように基本を押さえておきましょう。

出入りの代理店で発注する方法

比較的規模が大きな企業になると、調達は代理店を利用していることが多くなります。その場合は、作業着の調達を出入りの代理店に任せてしまうのが簡単な方法です。多くの代理店では専門的に扱っている商材以外にも取り扱いがあり、普段は紹介していないものであっても手配してもらえます。

メーカーとのつながりがあれば調達も早く、取引実績によっては大小の割引をしてもらえる可能性もあるため、定価よりは安く買えることもあるでしょう。企業で発注する上で重要なのは経理が簡単になることで、見積書や納品書、領収書などを準備してもらう手続きも普段通りですから現場の負担が少なくなります。

これから新たに作業着の手配を行うという場合には最もわかりやすい方法でしょう。複数の代理店と取引をしている場合には相見積もりをするのも効果的です。作業着の単価は安いですが、作業員の人数が増えると大きな金額になっていきます。

必要枚数とサイズを確認し、毎年どの程度の発注がありそうかを概算した上で代理店に見積もりをしてもらいましょう。代理店によって取り扱っている作業着が異なる場合も多いため、いくつかの候補を挙げてもらうのも有効です。

即日や翌日に送ってもらえるサービスを利用する方法

即日や翌日に配送してくれるオンラインショップのサービスはすぐにでも作業着を手配しなければならないという場合に役に立ちます。

アスクルなどの幅広い企業向け用品のラインナップを持っている業者と提携しているなら発注先として検討するのも良いでしょう。利便性の高さが突出していて、必要を感じたときに発注すれば問題ありません。

在庫を抱える必要がないので倉庫を確保しなくても良く、通常は1枚からでも発注することが可能です。また、ショップ側が独自に行っている割引サービスがある場合も多く、特に売れ行きの良い作業着なら安く手に入れられる可能性があります。

経理についても既に取引があるショップから購入すれば、新たな手続きが増えることはありません。日常的に発注しているオフィス用品などと一緒に扱えば良いだけですから、現場の負担も少なくて済むでしょう。さらに、ショップによっては名入れサービスも行っています。

既製品の作業着でも企業ロゴを入れたり、従業員の名前を印刷したりすると印象が大きく変わります。作業員に企業への帰属意識を持たせるには格好の方法ですから、合わせて検討しておきたいサービスです。

街中にある専門店を利用する方法

街中にはワークマンなどの作業着の専門店があり、必要なときに調達にすることができます。街中の専門店を利用する方法は現物を見てその場で比較検討し、好きなものを好きな数だけ手配できるのが魅力です。調達するために店頭まで行かなければならないのが一般的ですが、電話やFAX、メールなどで発注して配達してもらうことも可能です。

支払いについても個人への販売のときのように領収書をもらい、立替払いで精算することはどの店舗でも可能ですが、必要に応じて請求書払いに対応してくれる業者もあります。ルーチンで行っている経理の手続きにプラスアルファになってしまうので経理の負担が増えることは否めません。

ただ、発注の自由度が高くて必要な枚数をいつでも気軽に手配できるのはメリットでしょう。

専門店と提携して調達する方法

作業着の専門店と契約を交わして調達する方法は作業着の利用数が多い企業に向いています。小ロットに対応している業者もありますが、基本的には数十枚程度を下限としている業者が多いからです。ただ、フルオーダーメイドの作業着を作ることも可能なので、企業としてのカラーを反映させた作業着を用意するのに適しています。

デザインを任せたり、既製品に手を加えたりする方法もあるため、気軽に魅力的な作業着を作り上げることができるでしょう。ですが、フルオーダーメイドの場合にはロット数の制限が厳しい傾向があり、発注枚数をかなり多くしなければならない場合が多いので注意が必要です。

ただし、専門店と提携して作業着を調達する場合でも、既製品を選べば街中のショップなどで購入するのと同様に1枚からでも発注できます。名入れ程度であれば小ロットでも対応してくれる専門店もあるので相談してみると良いでしょう。

専門店と契約すると取引先が増えて経理作業は増えてしまいます。しかし、作業着の発注はそれほど頻繁にあるものではないので現場の理解さえ得られれば、特に支障をきたすことはないでしょう。

状況に応じて併用する方法

このように様々な作業着の調達方法がありますが、どれを選んでもメリットもデメリットもあります。それなら状況に応じて適切な方法を選んで手配するのが良いのではないかと考えるかもしれません。確かにコストパフォーマンスを常に最大化できる可能性がありますが、複数の方法を併用する場合にはできるだけ数を減らすのが大切です。

提携業者があるのに街中で購入しているとなるとその業者からの印象は悪くなることは避けられないでしょう。代理店に依頼しているとなるとなぜ契約をしているのに他の業者に発注しているのかと疑念を抱かれてしまい、信用を失うリスクもあります。

このようなトラブルを避けるためにも、特に提携業者を選定した場合には一本化して発注するのが賢明です。ただ、契約先がないという場合でも経理の負担を考えると一本化を検討するのがおすすめです。普段は代理店で購入しているのに作業員が勝手に街中で作業着を買ってきて立替払いを請求してきたとなると、これを承認して経理処理してしまって良いのかという点から問題になってきます。

経理の作業は例外がなく、滞りなく進められるようになっているのが理想です。現場の負担を大きくしないためには購入経路を一つに定めてしまった方が無難です。それでは作業着の調達に問題が生じ得るというのならメインの手配方法を決めておき、サブで使用するもう一つの方法を決めて必要に応じて使うといった形が理想的でしょう。